流水号由系统自动编号，通常用来区分不同的表单数据记录，即为不同的数据记录生成具有唯一性的ID。

流水号的组成分为前缀、年号、结束符、流水值、后缀共5个部分。以国内公文文号为例。

流水号根据实际使用需要进行设置5个部分的内容。年号可设置规则为无、年、年月、年月日，分别对应的重置规则为不重置、按年份、按月份、按日。

通常情况下，流程表单中的用于表单编号的流水号年号规则一般选择“年”或“年月”，对应重置规则为“按年份”、“按月份”，这样跨年或跨月时年号即自动变化。流水的起始值通常为1，位数根据实际需要设置4－8间的整数（默认为5），且选择固定长度显示（若位数为5，则显示样式为00008、00123等等）。

若用于事物的编号时，如办公用品编号、应聘者ID等，则可以设置年号规则为无，重置规则为不重置，此时流水值的位数应设置6－10间的整数（建议为8）。